Votre enjeu est de centrer les échanges sur le besoin métier, le caractériser, le mettre en perspective avec votre schéma directeur SI et questionner la faisabilité technique. Bref, de rompre l’attachement des opérationnels à qui on a présenté une réponse immédiate à leurs envies en trouvant la meilleure réponse à leur besoin.
Et si, pour une fois, les règles de la commande publique étaient une ressource ?
L’article R.2111-1 du code de la commande publique, à travers la démarche de Sourcing, vous donne un outil concret pour opérer ces arbitrages, en permettant :
 d’interroger le marché, en amont d’une consultation sur sa capacité à répondre à vos besoins.
 en sourcant et en auditionnant un panel d’éditeurs variés, sélectionnés selon des critères précis, pour faire mûrir votre besoin et construire votre consultation.

Cette démarche peut s’avérer très efficace dès lors que les bonnes conditions pour la pratiquer sont réunies…

Quelles sont les bonnes conditions ? 

Car il y a, de notre point de vue, quelques prérequis à respecter. Les voici :

•  Les équipes métiers ont déjà identifié un problème et des besoins de manière relativement précise,
•  Vos équipes et votre DSI n’ont pas une vision claire de la capacité du marché à répondre à ces besoins et leur connaissance de l’état de l’art en la matière est insuffisante pour opérer des choix,
•  Votre DSI a une vision mature de votre organisation et intègre ces enjeux dans sa gestion de projet. Et inversement, vos équipes métier ont une vision suffisamment mature des enjeux liés au Système d’Information, notamment la nécessité d’inscrire les acquisitions d’outils dans une démarche logique, planifiée et cohérente avec la stratégie et la cartographie SI de l’entreprise. En somme, la DSI et le métier sont capables de mener un projet en co-construction,
•  Votre service achat est ouvert à l’expérimentation de démarches amont avec les prestataires, dans un strict respect de la commande publique.

Votre organisme réunit ces conditions ? Vous pouvez vous questionner sur les avantages à engager une procédure formalisée avant même la consultation des entreprises.

 Quels avantages en tirer ? 

•  Ouvrir le champ des possibles : Le Logement Social reste un secteur « cloisonné » pour les éditeurs avec des spectres de solution SI souvent restreints et centrés sur des acteurs connus et identifiés par le marché. Le Sourcing a vocation à élargir ce champ en interrogeant des éditeurs répondant à des problématiques similaires sur d’autres secteurs ou des start-up qui manquent de moyens pour se faire connaître.
•  Identifier ce qui relève des outils et des processus : La confrontation rapide de vos besoins avec le marché permet de détecter les points sur lesquels il est mature et ceux sur lesquels il n’apportera pas de réponse. Ainsi vous serez, très tôt dans votre démarche, en mesure d’identifier les problèmes auxquels les outils ne peuvent pas répondre. Les éditeurs, de par leur connaissance des modes de faire de vos collègues pourront également vous apporter des retours d’expérience pour réorienter vos process.
  
•  Impliquer les éditeurs très tôt dans le processus : Entrer dans une logique de co-construction et favoriser une relation de travail efficace. Impliquer l’éditeur dans la construction de votre projet pour l’impliquer dans sa mise en œuvre.
  
•  La régularisation d’une démarche « hors cadre » de l’achat public : en formalisant & en outillant un benchmark qui se fait souvent de manière informelle. C’est la garantie de votre sérieux pour les éditeurs et un moyen de les encadrer dans la prise d’information. C’est également une garantie de sécurité et de cadrage pour vos services marchés.
  
•  L’implication des équipes dès la genèse du projet : en leur permettant d’exprimer face aux éditeurs leurs besoins et « rêves ». C’est le premier pas de la conduite du changement et l’assurance de ne pas s’entendre dire lors des tests de l’outil « mais ce n’est pas du tout ça que j’attendais ».

 Notre offre 

•  Formaliser votre besoin métier et le « traduire » dans un langage parlant pour les éditeurs. Prioriser & Hiérarchiser vos cas d’usages cibles.
•  Animer la procédure de sourcing :

– Construire les outils du Sourcing (expression de besoin, avis de Sourcing, questionnaire de Sourcing, grille d’analyse, rapport de Sourcing)
– Cadrer et animer les auditions du panel d’éditeurs sélectionné.

•  Concevoir les différents scénarios de développement possibles selon les solutions applicatives identifiées lors du Sourcing et jouer un rôle de facilitateur dans le choix du scénario le plus adapté.
  
•  Construire le cahier des charges exprimant la cible retenue en vue de la consultation des entreprises.
  
•  Introduire et infuser le sourcing dans vos pratiques d’achats en impliquant et en accompagnant votre service marché tout au long de la démarche.