Lors de nos missions d’AMO achat auprès des bailleurs, nous constatons des retours unanimes : d’un côté, des achats qui se complexifient et demandent davantage de temps et de compétences ; de l’autre, une fonction achat qui monte en stratégie, sous la double impulsion d’un impératif de maitrise des coûts et de la nécessité de mieux répondre aux besoins des métiers.
Un exemple récent de ce que cela peut produire : en pleine élaboration du DCE, le bailleur s’interroge subitement sur le périmètre d’allotissement de son marché et ajuste dans l’urgence certaines clauses… trop tard. Il se rend compte à l’ouverture des plis que le nombre d’offres est trop peu conséquent et se voit contraint d’avancer par défaut avec des prestataires insatisfaisants.
Le constat n’est pas neuf mais s’intensifie nettement. Alors comment s’adapter ? Quels conseils pour bien cadrer et terminer sa consultation ? Quel accompagnement possible par Aatiko ?
Pour s’adapter, les organismes jonglent …
… entre plusieurs organisations possibles – qui cohabitent souvent :
… entre différents formats d’achat, variant selon l’urgence du besoin et la capacité du marché à déjà y répondre. Aux côtés des consultations « classiques » (AO ouvert), d’autres formes d’achat montent ainsi en puissance :
Quelle que soit l’organisation adoptée, nous constatons que les collaborateurs (re)lancent fréquemment les consultations en mode « copier-coller », c’est-à-dire sans prendre le temps d’un bilan de la consultation précédente et sans requestionner le besoin et le marché. Tout acheteur / collaborateur en charge de (re)lancer un marché a déjà ressenti cette sensation désagréable d’être pris dans l’étau d’une machine à laver dont le cycle est long et intensif.
Au-delà d’être inconfortables pour tout le monde, ces pratiques sont surtout coûteuses pour l’organisme :
Prendre le temps en amont
La phase d’actualisation du DCE reste, à notre sens, le cœur du réacteur : car le DCE et notamment ses pièces techniques et administratives vont régir le marché pour de longues années. En revanche, il nous semble essentiel, en amont, de prendre le temps :
Ne pas céder à la tentation du copier-coller
Vous connaissez évidemment tous les enjeux de rédaction de pièces techniques et administratives, réellement stratégiques pour le lancement d’une consultation. L’enjeu réside désormais dans la bonne formulation des clauses. Il convient de prendre suffisamment de temps pour les adapter et les faire évoluer, afin de les faire correspondre aux attentes (nouvelles) de l’organisme et de son futur titulaire ! Ne l’oublions pas, la relation se doit d’être gagnant-gagnant.
Nouer un partenariat solide
La date d’attribution ne marque pas la fin mais bien le début de l’aventure. Et c’est à ce moment précis que se construit, à notre sens, la relation contractuelle et partenariale, en adoptant ces bonnes pratiques :
Ce temps de pilotage et d’évaluation post-attribution est le deuxième parent pauvre. Une fois le marché renouvelé et partagé en interne à son lancement, il est souvent mis au placard et peu piloté. Or, tout l’enjeu réside selon nous dans ce moment précis.
Nous accompagnons depuis plus de 10 ans de nombreux organismes dans le renouvellement de leur marché public. Chaque année, nous vous aidons à sécuriser plusieurs millions d’euros d’achat, et ainsi :
Notre accompagnement permet ainsi de :
Nos axes d’intervention, couvrant l’ensemble du spectre et ne se limitant pas au triptyque “DCE / analyser / attribuer” :
Envie d’en savoir plus sur la structuration et l’évolution de votre stratégie et organisation achats ? Consultez notre billet d’humeur dédié à ce sujet.
Les natures d’achats sur lesquelles nous intervenons régulièrement :
Envie d’en savoir plus sur les achats “systèmes d’information” ? Consultez notre billet d’humeur dédié à ce sujet.
