Cette crise a entraîné une adoption massive d’outils de visioconférence et de chat pour faciliter le télétravail et maintenir les interactions professionnelles (rappelez-vous ces premiers jours à la maison, les enfants au bout de la table, la professeure de mathématiques de n°1 sur l’ordinateur familial, l’institutrice de n°2 sur la tablette, n°3 sur le téléphone avec la nounou, n°4, 5… et votre moitié dans une chambre) et personnelles (quels souvenirs « incroyables », ces apéros-visio !)
Ce fut l’émergence des Zoom, Teams et autres Google Meet. Cela a surtout permis aux grandes plateformes, principalement d’outre-Atlantique, de renforcer leur position dominante sur le marché mondial. Cela pose un défi immense pour les petites entreprises, principalement européennes, qui peinent à rivaliser : qui connaît/utilise Linagora Twake WorkSpace, Wimi, Infomaniak Ksuite ?
L’un des grands gagnants de ces dynamiques est sans conteste la plateforme Microsoft 365 : une suite d’applications et de services cloud destinés à améliorer la collaboration et la productivité des utilisateurs. Les entreprises – et notamment nos clients bailleurs – l’ont massivement choisie : or, beaucoup se rendent compte, après plusieurs mois d’utilisation, que ces outils sont peu ou mal utilisés (c’est aussi notre constat… et pas uniquement chez nos clients !)
Les enjeux d’un déploiement réussi
Adopter une plateforme telle que Microsoft 365 (et c’est aussi vrai pour les autres !) ne se résume pas à un simple déploiement technique. Cette démarche exige une réflexion approfondie sur les besoins spécifiques de l’organisation et sur les processus internes à optimiser. Pour maximiser l’impact de cette transformation, nous sommes convaincus que plusieurs défis-clés doivent être relevés.
Tout d’abord, l’adoption par les collaborateurs est essentielle. Cela passe par la mise en place de formations adaptées, un accompagnement au changement et la valorisation des bénéfices concrets qu’apportent ces nouveaux outils.
Ensuite, la migration des données dans une arborescence revisitée et adaptée nécessite une planification rigoureuse pour assurer la compatibilité des documents existants et garantir une transition fluide. Parallèlement, la protection des données sensibles demeure une priorité. La mise en œuvre de politiques de sécurité robustes et de contrôles d’accès adaptés est cruciale pour préserver la confidentialité et l’intégrité des informations.
L’intégration des systèmes et applications déjà en place constitue également un enjeu majeur. Cette étape requiert des ajustements pour exploiter pleinement les fonctionnalités de Microsoft 365 tout en respectant les processus internes de l’organisation.
Enfin, la satisfaction des utilisateurs doit être surveillée de près. Un support efficace doit être déployé pour répondre rapidement aux questions, résoudre les éventuels problèmes et garantir une expérience utilisateur optimale.
Pour garantir une adoption efficace et durable, nous préconisons par conséquent de suivre une démarche structurée, axée sur les besoins opérationnels, les processus métiers et l’accompagnement des équipes :
1. Définir vos objectifs à travers le déploiement de la plateforme : à quels besoins voulez-vous répondre ?
- Une plateforme collaborative sert à collaborer, certes. Mais sur quel périmètre : les rituels managériaux ? les projets ? l’ensemble de l’activité ? Et au service de quels objectifs : alléger, voire supprimer les échanges mail ? supprimer le serveur de fichiers ?
- Pour répondre à ces questions, il est nécessaire de prendre le temps de comprendre les pratiques actuelles de la plateforme (souvent anarchiques), de recueillir les irritants et les besoins associés
2. Structurer les équipes et organiser les flux de collaboration
- Définir avec précision une organisation-cible : plutôt que de se précipiter, il est crucial de concevoir une structure adaptée et optimisée à partir de l’organisation actuelle et de s’assurer que la future structure correspond réellement aux besoins identifiés et aux objectifs stratégiques.
- Cartographier les flux : identifier les échanges générés par les processus-clés et évaluer les possibilités d’évolution.
- Inclure vos équipes à ces réflexions : proposer à vos équipes de réfléchir, dans le cadre d’ateliers, à ces sujets (analyser les processus actuels et définir l’organisation-cible, la structure des équipes et canaux, le plan d’action pour leur mise en œuvre).
3. Préparer et transférer les données chaudes et froides
- Préparer les données : distinguer les données prioritaires (chaudes) des données moins sollicitées mais importantes (froides).
- Structurer l’arborescence : aligner le stockage des données sur la structure-cible définie.
- Effectuer le transfert : respecter les priorités et assurer l’intégrité des données tout au long du processus. Une planification rigoureuse permettra d’éviter les pertes d’informations critiques et d’assurer une migration fluide et sécurisée.
4. Accompagner et renforcer les bonnes pratiques
- Former les équipes : organiser des sessions de formation adaptées à chaque profil d’utilisateur.
- Communiquer efficacement : mettre à disposition des FAQ, tutoriels et outils de communication pour répondre aux questions fréquentes. Une communication transparente, couplée à un déploiement progressif, rendra les changements plus faciles à accepter et les outils plus rapidement adoptés.
- Promouvoir les possibilités offertes par la nouvelle plateforme : présenter les outils collaboratifs et fonctionnalités pour renforcer l’adhésion et l’utilisation optimale.
- Surveiller l’application des bonnes pratiques : réaliser des audits réguliers pour ajuster les usages et s’assurer que la structure-cible est respectée. Ce pilotage attentif permet d’aligner les efforts sur les objectifs fixés et d’identifier rapidement les éventuels ajustements nécessaires.
Garantir le succès de votre projet
En adoptant une démarche structurée et en prenant en compte les besoins spécifiques de votre organisation, le déploiement d’une plateforme telle que Microsoft 365 devient bien plus qu’une simple mise à jour technologique. C’est une opportunité de transformer durablement vos pratiques de travail, de renforcer l’engagement des collaborateurs et de poser les bases d’une collaboration fluide, sécurisée et productive (par exemple, pour écrire ce billet d’humeur à 6 mains !)
Avec les bons outils, un accompagnement adapté et une vision claire, vous serez en mesure de relever les défis des transformations actuelles, tout en bâtissant un environnement de travail qui allie performance et sérénité. Le succès repose sur une équation simple : structurer, accompagner et engager. À vous de jouer !
