Bailleur-copropriétaire : les points clés pour le devenir… vraiment !

Une nécessaire adaptation : quelques exemples concrets

Cette gestion en copropriété bouscule ainsi la gestion classique des organismes à plus d’un titre. Voici quelques exemples représentatifs de ce cadre d’action imposant une adaptation des modes de fonctionnement :

• Un déploiement plus complexe des process de gestion de l’organisme HLM : la gestion des parties privatives ne peut pas bénéficier de l’ensemble des dispositifs de gestion classique, et la gestion des parties communes est sous la responsabilité commune des copropriétaires, ce qui impose des décisions partagées organisme HLM/propriétaires privés ;
• Un rôle de copropriétaire devant être impérativement assuré par l’organisme : le bailleur, en tant que copropriétaire, doit être acteur de la copropriété, afin de faire valoir sa position et ses intérêts. Cette position doit être différenciée en fonction des enjeux de chaque copropriété et implique une organisation adaptée – permettant notamment d’être en capacité de participer aux instances de la copropriété (assemblée générale, conseil syndical) ;
• Des interventions patrimoniales dépendantes des décisions de l’assemblée générale :  la stratégie patrimoniale liée à ces résidences se construit dans un cadre qui exige la concertation et la recherche de consensus, et doit intégrer le risque que représente cette dépendance au syndicat des copropriétaires ;  
• Etc.

Bailleur et copropriétaire : les risques

Ne pas incarner et organiser son rôle de bailleur-copropriétaire, c’est donc s’exposer à de nombreux risques :

• En matière de gestion locative : le syndic devient un nouvel intermédiaire dans la relation avec les locataires, ce qui peut générer de la confusion, voire du mécontentement. Par exemple, lorsqu’un locataire a une demande ou un problème à signaler, il peut se retrouver perdu : doit-il contacter son bailleur ou le syndic ? Ce flou affaiblit la réactivité et le lien de confiance du locataire envers son bailleur. Pire encore, si le syndic tarde à traiter une réclamation ou fournit des réponses incomplètes, cela peut susciter des frustrations et nuire à la satisfaction locataire. C’est un risque direct pour l’image du bailleur. Il est donc essentiel de suivre l’activité des syndics de près et de garantir une information claire aux locataires sur les rôles de chacun.
• En matière de gestion patrimoniale : dans une copropriété, le bailleur n’a pas l’entière maîtrise de l’avenir de son patrimoine. Les décisions de travaux et d’investissements sont prises collectivement, ce qui crée un risque de décalage avec la stratégie patrimoniale du bailleur. Imaginons une situation où un immeuble a besoin de travaux urgents sur les façades. Si les copropriétaires refusent d’en supporter les coûts, l’immeuble pourrait se détériorer, ce qui dévaloriserait non seulement le bien, mais aussi la qualité de vie des locataires. Le résultat ? Une incapacité à maintenir le patrimoine à un niveau de qualité comparable à celui des immeubles en monopropriété. Par ailleurs, la mauvaise gestion des travaux par le syndic ou le retard dans leur exécution pourrait entraîner une dégradation rapide du bâtiment. Ce risque patrimonial, s’il n’est pas rigoureusement suivi, devient vite une menace pour l’intégrité du parc du bailleur.  
• En matière de gestion financière : si le bailleur tarde à régler les appels de fonds, cela peut créer des tensions et même des situations de contentieux avec le syndic, affectant négativement la copropriété. Ces tensions financières créent un risque d’image pour le bailleur, notamment si elles empêchent le syndic d’assurer le bon fonctionnement des services collectifs : imaginons une copropriété en difficulté où l’eau ou l’électricité se retrouve coupée faute de fonds suffisants. Ces risques financiers sont accentués dans les copropriétés complexes, où la gestion quotidienne et le suivi des budgets se révèlent fastidieux.

Ces quelques risques sont loin d’être exhaustifs : le statut de bailleur-copropriétaire expose à une multitude d’enjeux juridiques, opérationnels, financiers et d’image. Pour un bailleur social, ne pas anticiper ces risques, c’est risquer de dégrader la qualité de service, de fragiliser son patrimoine et de s’exposer à des coûts financiers importants.

Bailleur et copropriétaire : nos conseils

La réponse à cette complexité diffère selon les territoires, les organismes et leur organisation, mais notre conviction est qu’elle se doit d’être réfléchie de manière transversale, et tout au long du cycle de vie de la copropriété :

• Dès la création de la copropriété, des conditions de gestion à anticiper :
  • Construire, au moment de la création de la copropriété, les conditions d’une gestion future optimale (conception du bâtiment/forme juridique/rédaction du règlement de copropriété …) ;
  • Définir la stratégie de positionnement de l’organisme, et ce, dès l’assemblée générale constitutive.

• Une stratégie d’implication de l’organisme au sein de chaque copropriété à construire :
  • Disposer d’une connaissance précise et adaptée de son parc géré en copropriété ;
  • Définir une stratégie de positionnement différenciée – notamment au sein des instances – selon les copropriétés ;
  • S’appuyer sur un outil d’aide à la décision efficace, qui permette de qualifier les enjeux par copropriété et d’adapter régulièrement le positionnement de l’organisme au sein de chaque copropriété.

• Une organisation interne et partenariale adaptée – avec les acteurs de la copropriété – à favoriser :
  • Construire une organisation spécifique de la gestion en copropriété et adaptée aux enjeux propres à l’organisme ;
  • Mettre en œuvre des process simples dédiés à la copropriété, s’appuyant sur les process classiques, permettant une gestion fluide de ces logements (gestion des contrats et des charges, réclamations locataires, gestion de la relation locataire…) ;
  • Développer des partenariats avec l’ensemble des acteurs de la copropriété, en particulier avec les syndics ;
  • S’interroger sur la création d’un syndic adossé à l’organisme ou mutualisé, pour répondre aux propres enjeux de l’organisme HLM (importante proportion de logements sociaux gérés en copropriété, présence de copropriétés fragiles…)
• Une stratégie patrimoniale à adapter et des coûts de maintenance à optimiser :
  • Participer aux orientations patrimoniales de la copropriété ;
  • Irriguer la stratégie patrimoniale de l’organisme des décisions prises en AG ;
  • Anticiper les risques de création de copropriétés dégradées ;
  • Identifier et activer les leviers permettant de favoriser la baisse des coûts de maintenance au sein des copropriétés.

En conclusion

Face aux exigences d’efficacité des pouvoirs publics vis-à-vis des organismes HLM, la gestion de logements sociaux en copropriété est un enjeu majeur. Construire une gestion intégrée à l’organisation classique des organismes HLM permettra de répondre à cet enjeu, en poursuivant les objectifs d’une meilleure qualité de service, d’une pleine maîtrise de la stratégie patrimoniale, et d’une optimisation des coûts de gestion et d’investissement.